Prenez-vous le temps d’organiser votre agenda ?

Woman Impact : Flash Coaching de Chine Lanzmann

Prenez-vous le temps d’organiser votre temps ?

Oui, cela prend du temps de s’organiser et c’est du temps bien utilisé.

Vous allez respirer et être plus efficace en planifiant votre agenda : votre semaine, votre mois, et même votre année !

Je vous partage ce que j’ai testé et que j’applique pour moi et cela aide aussi la plupart de mes clientes.

Avoir du temps pour les urgences et l’inclure dans son agenda

Quand je travaillais à Canal+ et que l’on préparait le budget de notre émission, il y avait, à la fin, une ligne pour les “imprévus” : c’était toujours 20% du budget. On les utilisait toujours car il y avait toujours des imprévus lors du tournage ou du montage.

Aujourd’hui, j’utilise ce principe pour gérer mon temps : je bloque dans mon planning 20% du temps pour les urgences.

20% du temps, ça fait un jour par semaine,
ou 2 demi-journées : idéalement les mercredi matin et vendredi après-midi,
ou 2 heures par jour : c’est ce que je préfère en ce moment.

Je programme ces plages d’urgence en général après l’heure du déjeuner, vers 14, 15 heures.

Les urgences, il y en a toujours

Je discutais de ce sujet avec une journaliste qui me répondait : “Mais les urgences, par définition, on ne sait pas s’il y en aura !”.

Evidemment, on ne sait pas ce qui va arriver. Mais on sait que l’on va avoir des trucs en plus à gérer en urgence :

des tâches que l’on va devoir faire,
des crises qu’on va bien être obligée de gérer.

Dans mon travail de coach, l’urgence ce sont surtout mes clientes qui ont besoin de coaching en urgence, quand elles vivent une crise ou qu’elles sont en processus de recrutement.

Comme j’ai planifié ce temps, j’arrive à être là pour elles, sans que ça déborde, sans que je le fasse “en plus” de mon travail comme je l’ai fait pendant des années : avant de commencer la journée ou alors le soir ou bien je faisais sauter mon déjeuner… et là, c’était too much pour moi et j’étais moins bonne pour les aider.

J’inclue ces urgences dans mon planning de travail

Et quand il n’y a pas d’urgence, alors, j’ai 1 ou 2 heures de libres pour :

me reposer, me ressourcer, aller faire une course, me promener,
caler un rendez-vous sans avoir à attendre 6 à 8 semaines de plus pour trouver un créneau dans mon agenda.

En plus des urgences, il y a un autre type de plages horaires à caler pour augmenter notre productivité sans s’épuiser : le temps focus pour se concentrer.

A faire chaque semaine : un rendez-vous avec vous-même

Je vous offre l'outil qui m'a le plus aidé à développer mon leadership et booster ma confiance en moi.

Le recevoir

A poser dans votre agenda : du temps focus pour un travail profond

Parce que nous, les femmes, avons tendance à nous faire passer en dernier, nous pouvons alors oublier de poser des temps pour nous focaliser sur un sujet important, celui qui va nous faire progresser vitesse grand V, celui qui va faciliter tout notre travail.

Pendant ces plages de temps focus, nous allons :

réfléchir à des stratégies pour avancer, seule ou à plusieurs
travailler sur notre communication, sur le marketing de nous-même (qui est notre 2e métier !)
rentrer à fond dans un dossier,
préparer de nouvelles offres à proposer,
travailler sur les projets à développer…

Pour optimiser ces temps de focus sur un seul sujet, je vous recommande de bloquer des plages de 3 ou 4 heures

Oui, je sais, 3 heures, ça fait énorme dans un emploi du temps ! Et pourtant, si je ne bloque que 2 heures pour travailler un truc profond, cela ne me suffit pas.

Quand on a 3 heures devant nous, il est alors plus facile de travailler une tâche qui demande de la concentration et du jus de cerveau.

Pendant ces tranches de focus, je coupe le téléphone, je ferme la porte, je n’accepte pas d’être dérangée : je suis vraiment en train de bosser.

Si vous arrivez à mettre deux plages de 3 heures pour ces temps focus chaque semaine, waouh ! votre vie professionnelle va changer

Bill Gates est le roi du temps focus : il s’enferme dans un chalet au bord d’un lac, une semaine, deux fois par an. Il est seul, sans ordinateur ni téléphone, juste avec des livres et de quoi écrire – et il se fait livrer les repas ! Le rêve !

Cela me donne envie de tester (mais je ne sais pas si je peux tenir une semaine sans téléphone…. !)

Sans aller dans cet extrême là, juste prendre une plage de 3 heures pour vous, pour votre travail, par semaine, vous allez voir comme c’est formidable.